Qui peut faire un audit ?

Après avoir défini l’audit interne et ses enjeux dans le fonctionnement d’une entreprise, maintenant mettre la pratique.

Comment effectuer un audit interne dans les meilleures conditions ? Quels sont les points essentiels à prendre en considération ?

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Grâce à Sabrina Capon, consultante et formatrice, experte en qualité, sécurité et métiers BPM, nous offrons 10 conseils pour compléter votre audit .

Astuce #1 : Rendre l’auditeur attrayant

Pas de vérificateur, point d’audit. Lapalissade ? Vrai. Mais tout sauf évident pour le manager qui devra former son équipe. Parce que souvent cette tâche est mal considérée, entre la charge de travail supplémentaire et la suspicion des collègues.

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« Afin de susciter de l’intérêt pour cette mission, vous pouvez bien sûr jouer la carte bonus », explique Sabrina Capon, « mais vous pouvez également prendre en compte la charge de travail supplémentaire, valoriser cette tâche qui est hors de l’ordinaire, ce qui permet de mieux savoir ce que l’autre fait, qui offre moments de partage à part. Cette mission doit être considérée comme un levier de croissance de l’entreprise, plus qu’une contrainte. »

Astuce #2 : Identifier les bonnes personnes

Une fois votre équipe de vérificateurs potentiels formée, vous devrez choisir les bonnes personnes. Toute votre sagacité sera nécessaire pour identifier les bons candidats, car « la fonction d’auditeur interne dans un système de gestion n’est pas un rôle à prendre à la légère », explique Sabrina Capon.

« Les auditeurs doivent avoir un profil compatible avec leurs fonctions : bons communicateurs, écoute, ouverture d’esprit, intégré, apprécié, consensuel, confortable oralement, capable de récupérer des informations. Une liste de qualités précises qui permettent d’effectuer un tri très sélectif. Et évitez un piège classique.

« Je me suis déjà retrouvé dans une situation où tous les assistants de gestion avaient été nommés vérificateurs. Ça n’a pas marché. Il est nécessaire de sortir d’une profession ou d’un service systématique, et pensez autant au savoir-faire que au savoir-faire. »

Astuce #3 : Formez vos auditeurs

Chacun des vérificateurs sélectionnés devra ensuite recevoir une formation sur les techniques et les répertoires d’audit. Il est également important de définir la portée de l’audit interne. Combien de temps faut-il pour former correctement les auditeurs ?

« Cela dépend des dépôts, mais d’un audit interne standard selon la norme ISO 9001, deux jours de formation théorique sur les constatations (exigence, échec, preuve), sur la référence et sur le savoir-faire, plus une demi-journée de formation/action sont souvent nécessaires. Cette dernière étape ne doit pas être négligée, car c’est souvent celle qui permet aux auditeurs de s’approprier les connaissances théoriques.

Astuce #4 : Formaliser une procédure

Afin de bien préparer cette formation, le responsable du processus aura produit plusieurs documents. En commençant par une procédure d’audit spécifique, qu’il transmettre et expliquer (pendant la formation) aux vérificateurs. « C’est important parce qu’il fournit un cadre homogène pour la conduite des audits qui seront effectués par de nombreuses personnes. Il régit la planification, la mise en œuvre, les rapports. »

Astuce #5 : Composez votre méthodologie

Dans le cadre de cette procédure, la méthodologie utilisée devrait également être clairement expliquée. « QQOQCPC, diagramme Ishikawa ou 5 pourquoi, les outils ne manquent pas. Mon conseil : alterner l’utilisation d’eux, parce qu’ils sont complémentaires. Et ils ont l’avantage d’être assez simples pour être manipulés rapidement, avec un peu de formation. La partie questionnée n’est pas la plus complexe par rapport à la synthèse, qui exige beaucoup plus de pratique. »

Astuce #6 : Se concentrer sur la préparation de la vérification

« Il s’agit d’une étape cruciale qui peut déterminer le succès ou l’échec d’une vérification. La préparation permet de prendre en compte tous les éléments pour maîtriser le sujet, surtout parce que ce n’est pas l’activité quotidienne des auditeurs. Ils devraient être encouragés à interroger la personne responsable, à consulter la documentation… »

Autres conseils préparatoires : les auditeurs devront également s’assurer que les personnes vérifiées sont disponibles et devront se libérer du temps en fonction du nombre de personnes à interrogé.

Astuce #7 : Apprenez à vos auditeurs à écouter

Même si vous avez sélectionné des personnes ayant des compétences d’écoute naturelles, quelques leçons sont nécessaires. « Il est nécessaire de pouvoir faire audité à l’aise, briser ses barrières, ce qui nécessite des compétences spécifiques, une compétence en questionnement. Ensuite, l’auditeur doit entrer dans le vif du sujet, en s’assurant que l’activité est conforme. Une écoute active est nécessaire, car le résultat positif ou négatif dépend de la réponse. La reformulation est également importante pour pouvoir évaluer. »

Astuce #8 : Activer les écouteurs communiquer

En plus de l’écoute, les auditeurs devront également être audibles et communiquer. Et si le travail préparatoire est de la responsabilité de la personne responsable du processus (pour annoncer l’audit en amont), le vérificateur prend ensuite la relève.

« Il y a des phases obligatoires, des chiffres imposés. Séances d’ouverture et de clôture par exemple. Il y a une communication ascendante, dans le cadre de la transmission des constatations au gestionnaire, mais aussi une communication horizontale, pour tenir les vérifiés informés. En cas de divergence entre le processus et la mise en œuvre, le vérificateur doit en aviser le vérificateur. Ce dernier ne devrait pas être surpris, sinon le sentiment de trahison se cache. L’auditeur doit être à la recherche de solutions plus qu’au bout du doigt. L’objectif est l’amélioration. »

Astuce #9 : Demander un compte rendu pour faire fonctionner la vérification

Un audit non lié est beaucoup de temps et d’énergie perdus pour rien. C’est pour ça que tu besoin d’exiger un rapport approprié de vos équipes. Comment s’est passé la vérification d’un point de vue général ? Tout d’abord, demandez une synthèse, une vision rapide, pour savoir si votre audit est effectivement réalisable. Si tel est le cas, vous devriez être en mesure de consulter un rapport conforme à celui présenté dans votre procédure.

« Ce n’est que grâce à ces éléments de synthèse que le manager pourra identifier à partir des principaux axes, forces et faiblesses. Enfin, ils lui permettront de mettre en place un plan d’action, car l’audit est un outil d’amélioration continue, destiné à corriger les dysfonctionnements, à trouver des mesures palliatives, correctives ou à encourager et diffuser les bonnes pratiques. »

Astuce #10 : Rappelez-vous de ne pas suivre les actions

Une fois ce plan d’action établi, vous devrez rétrograder les actions au niveau de la direction et/ou vérifiées. « En tant que tel, le vérificateur peut éventuellement reprendre sa vérification pour évaluer la efficacité des actions mises en place. »

Cette procédure, de la phase de préparation de l’audit au suivi des actions, en passant par la mise en œuvre de l’audit, nécessite une méthodologie et des outils spécifiques. Lequel ? Ce sera l’objet du prochain article.